|
På Buhres Hemtjänst behandlar vi personliga uppgifter om kunder och medarbetare på olika sätt. Bolaget är ansvarigt för hanteringen av dessa personuppgifter.
Typ av data vi behandlar
Vilken typ av uppgifter vi hanterar om dig beror på vilken typ av samröre du har med Buhres Hemtjänst.
Kunduppgifter
Kunduppgifter är uppgifter som är relaterade till de tjänster vi utför åt dig, såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kundjournal, dörrnycklar, portkod, biståndsbeslut, genomförandeplan, daganteckningar, information om andra sjukvårdsinstanser och kontaktuppgifter till dina anhöriga.
Medarbetaruppgifter
Medarbetaruppgifter består av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, bankkonto, signerat anställningsavtal och en signerad medarbetarmanual som innehåller gällande lagar, företagets policys och riktlinjer för vårt branschområde.
Hur vi tar emot data
Alla kunduppgifter inom området hemtjänst kommer ifrån vår uppdragsgivare Österåkers kommun. Dessa uppgifter kompletteras sedan med en genomförandeplan som upprättas under ett personligt möte med dig. Kunduppgifter inom området hushållsnära tjänster samt medarbetaruppgifter överlämnas direkt till oss utan mellanhänder. Buhres Hemtjänst bedriver inte någon annan typ av insamling av personuppgifter.
Så här förvarar och skyddar vi dina uppgifter
Personuppgifter och relaterad information som förekommer i pappersform förvaras i alfabetiskt ordning i hängmappar i godkända och låsta dokumentskåp. Kunders dörrnycklar förvaras i nummerordning i godkända nyckelskåp med accesskod. Digital data, det vill säga dokument och bilder erhållna eller upprättade på dator, förvaras i företagets server på det lokala nätverket. Buhres Hemtjänst lokala nätverk är skyddat och säkert och den centrala servern är placerad i ett eget låst utrymme. Endast IT-ansvarig och dataskyddsombudet har tillgång till serverrummet. Accessen till servern över nätverket är kontrollerad av både inloggnings- och filrättigheter och personalen har endast tillgång till den typ av information som berör deras respektive tjänst. Det finns ingen extern åtkomst till Buhres Hemtjänst nätverk, det går med andra ord inte att komma åt det via Internet.
Kommunikation och informationsvägar
Vi kommunicerar främst med omvärlden via telefon, e-post och SMS. Internt kommunicerar vi genom telefon, e-post, intranät, sms och en app avsedd för loggning av utfört arbete inom hemtjänsten. Detta sker på företagets arbetstelefoner som är inlåsta på kontoret när de inte används. Bolaget har även en egen mejlserver (pop) utan koppling till någon publik portal.
Så här utrycker vi oss i skrift när vi jobbar
Samtliga anställda på Buhres Hemtjänst är väl upplysta om hur vi uttrycker oss i skrift när vi kommunicerar genom digitala medier, att vi aldrig får formulera oss på ett sådant sätt som kan härledas till eller spåra upp en enskild person.
Det förekommer att vi tar emot information som kan härledas till en enskild person, och i de fallen raderar vi dessa mejl och sms manuellt omedelbart efter att ärendet är avslutat. Utöver det är alla e-postklienter konfigurerade att radera borttagna mejl både i den lokala kontorsdatorn och på mejlservern. Därtill har vi en 8-dagarsrutin som gör det automatiskt på mejlservern.
Vi använder din data på rätt sätt
För att vi ska få behandla personliga uppgifter behöver hanteringen enligt gällande integritetslagstiftning baseras på legal grund. Det vill säga att vi tar emot, hanterar och förvarar data på rätt sätt samt att du har samtyckt till behandlingen.
För att kunna utföra tjänster och följa lagar
När vi levererar tjänster till dig enligt villkoren i avtalet mellan oss och vår uppdragsgivare Österåkers kommun, behandlar vi all data och information för att fullgöra våra lagliga skyldigheter enligt främst Sekretesslagen (1980:100), Patientdatalagen (2008:355) och Socialtjänstlagen (2001:453). Vi hanterar och förvarar även information om de tjänster vi utför, såsom schemaläggning, tidrapporter, personalregister, synpunkter och klagomål, rapporter om incidenter och daganteckningar.
Det kan hända att vi delar med oss av data till
Vi delar inte med oss av dina personuppgifter till parter utanför Buhres Hemtjänst, men det kan uppstå några få undantag. Upplysningar kan komma att lämnas till hälso- och sjukvårdspersonal om det är nödvändigt för att ditt vårdbehov ska kunna tillgodoses, till exempel SOS och akutsjukvården. Undantag kan även finnas för myndigheter som begär ut uppgifter med stöd av andra lagrum.
Så länge sparar vi data
Vi förvarar personuppgifter under så lång tid det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet. Det betyder att olika uppgifter sparas olika länge. När en kund lämnar oss avlägsnas dennes uppgifter ur våra sjukvårds- och planeringssystem inom ett par dagar, och journalen skickas till kommunen för arkivering. Vid en avslutad anställning raderas e-postadress, inloggningskoder, administrativa system och telefonlistor. Information såsom avskedsbrev, betyg och arbetsintyg kan komma att sparas för administrativa syften. Uppgifter som förekommer i redovisningen arkiveras enligt bokföringslagen i tio år.
När en kund, medarbetare eller annan person med en personlig koppling väljer att lämna Buhres Hemtjänst, följer vi en intern rutin för att säkerställa elimineringen av personuppgifter.
Dina rättigheter
Den nya dataskyddslagstiftningen (GDPR) som träder i kraft den 25 maj 2018 syftar bland annat till att stärka individens rätt till sin data. Därför har du rätt att veta vad vi gör med dina uppgifter, för vilka ändamål vi hanterar dina uppgifter, hur länge vi sparar dem och vilka som får ta del av dem.
Vi har ett dataskyddsombud
Vi har ett utsett dataskyddsombud som arbetar med att säkerställa vår hantering av personuppgifter. Om du undrar någonting om vår hantering av dina personuppgifter, vill rätta en felaktig information, vill radera en uppgift eller har klagomål på vårt sätt att hantera det här. Då är du varmt välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud. Vi garanterar att eventuella felaktigheter blir ändrade fortast möjligt, dock senast inom 14 dagar. Du hittar kontaktuppgifter längst ner.
Datainspektionen
Datainspektionen är svensk tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter. Om du är missnöjd med vår hantering av dina personuppgifter går det även bra att vända dig till Datainspektionen: https://www.datainspektionen.se/
Rätt till registerutdrag
Du har rätt att veta vilka av dina personuppgifter vi hanterar. För att få ta del av ett utdrag från Buhres Hemtjänst bör du tydligt ange vilken information du vill ta del av. Vi besvarar din förfrågan fortast möjligt, dock senast inom 14 dagar. Om vi av någon laglig anledning inte kan besvara din förfrågan, kommer vi att informera dig om varför. Vid en begäran om ett journalutdrag kommer du att behöva legitimera dig på ett säkert sätt. Vänligen kontakta vårt dataskyddsombud, kontaktuppgifter återfinns längst ner.
Rätt till rättelse
Om några av de uppgifter vi hanterar är felaktiga eller ofullkomliga med hänsyn till det syfte vi använder dem till, har du rätt att få uppgifterna rättade eller kompletterade. När vi har korrigerat dina uppgifter kommer vi att kontakta eventuella parter som vi har lämnat ut din information till och informera dem om vilka rättelser som gjorts. Detta under förutsättningen att det inte innebär en orimligt stor insats eller om det av någon orsak skulle vara omöjligt. Vi kommer även att underrätta dig om till vem rättelsen har lämnats ut.
Rätt till radering
Du har rätt att i vissa fall få dina personuppgifter hos Buhres Hemtjänst raderade. Var god kontakta vårt dataskyddsombud: Du hittar kontaktuppgifter längst ner.
Rätt till prioritering
Du har rätt att prioritera vår hantering av dina uppgifter. Med prioritering kan till exempel menas att vi måste kontakta dina anhöriga i en viss ordning. Om en situation har uppstått kanske du vill att vi kontaktar din syster först och din bror sist.
Rätt att återkalla tidigare medgivanden
De tjänster vi utför åt dig finns beskrivna i vår genomförandeplan som vi har kommit fram till tillsammans och som du har godkänt. Du har rätt att när som helst återkalla eller ändra på en tjänst som vi utför åt dig enligt vår plan, om det är relevant. För att återkalla eller ändra på ett tidigare medgivande, var god tag kontakt med din kontaktman. Du hittar kontaktuppgifter nedan.
|
